Pengelolaan dokumen digital saat ini sangat bergantung pada layanan berbasis komputasi awan. Berdasarkan data sistem pengelolaan dokumen digital, lebih dari 30 tipe file termasuk gambar dan dokumen hasil pemindaian (scan) dapat dibuka dan ditampilkan secara langsung melalui penyimpanan awan seperti Google Drive tanpa memerlukan aplikasi tambahan di perangkat lokal.
Meskipun istilah "scan" dalam dunia keamanan komputer sering merujuk pada aktivitas probing menggunakan tool tertentu untuk mendeteksi celah pada suatu sistem atau mendiagnosis jaringan, dalam konteks perkantoran dan administrasi digital, pemindaian file merujuk pada proses mengubah dokumen fisik menjadi bentuk digital berformat PDF atau gambar agar mudah diarsipkan dan dibagikan.
Metode Pengelolaan dan Tampilan File di Komputasi Awan
Layanan penyimpanan awan modern tidak hanya berfungsi sebagai media cadangan data, tetapi juga dilengkapi dengan kemampuan rendering dokumen secara langsung. Berikut adalah tabel komparasi dukungan format file yang dapat diproses dan ditampilkan secara online:
| Fitur Layanan Awan | Dukungan Format File | Aksesibilitas Online |
|---|---|---|
| Google Drive Viewer | Lebih dari 30 tipe (PDF, Image, Video, Dokumen) | Langsung melalui peramban web (Browser) |
| Penyimpanan Dokumen Hasil Scan | PDF, JPG, PNG | Dapat dibagikan dan dipratinjau tanpa unduh |
Langkah Pengelolaan Dokumen Hasil Scan Secara Online
Untuk mengunggah dan mengelola dokumen hasil pemindaian agar dapat diakses dari mana saja melalui peramban web, ikuti langkah-langkah berikut:
- Siapkan dokumen fisik yang telah dipindai menggunakan mesin scanner fisik atau aplikasi pemindai pada ponsel pintar menjadi format PDF atau gambar.
- Buka layanan penyimpanan awan pilihan Anda, seperti Google Drive, melalui peramban web di komputer atau perangkat seluler.
- Unggah file hasil scan tersebut ke dalam direktori penyimpanan awan.
- Gunakan fitur pratinjau (preview) bawaan untuk membuka dokumen secara online tanpa harus mengunduhnya terlebih dahulu ke perangkat Anda.
Tips Keamanan Penyimpanan Dokumen Digital
Dalam memproses dan menyimpan dokumen penting secara online, pastikan akun Anda terlindungi dari risiko account compromise. Hindari membagikan tautan dokumen secara publik apabila dokumen tersebut memuat informasi yang bersifat rahasia atau data pribadi sensitif.